Digitale Initiativen drängen in jeden Jahresplan: IT, Marketing, Vertrieb, Produktentwicklung – alle wollen investieren. Die Herausforderung ist nicht nur, gute Ideen zu finden, sondern sie so zu priorisieren, dass Budget und erwarteter Impact übereinstimmen. Ich habe dafür ein einfaches Entscheidungs-Canvas entwickelt, das pragmatisch, schnell und transparent ist. In diesem Artikel erkläre ich, wie es funktioniert, wie Sie es mit Ihrem Team einsetzen und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Warum ein Entscheidungs-Canvas statt langer Business Cases?

Ich sehe zwei Probleme mit klassischen Business Cases: Sie brauchen Zeit und oft falsche Annahmen, und sie werden genutzt, um bereits getroffene Entscheidungen zu rechtfertigen. Ein Entscheidungs-Canvas ist schlanker, fokussiert auf die wichtigsten Kriterien und macht die Priorisierung sichtbar. Das hilft, Diskussionen zu objektivieren und Ressourcen effizienter zu verteilen.

Die vier Felder des Canvas

Mein Canvas besteht aus vier klaren Feldern, die in wenigen Minuten ausgefüllt werden können:

  • Impact: Welchen Nutzen erzeugt das Projekt? Umsatzsteigerung, Kostenersparnis, Kundenzufriedenheit?
  • Effort / Kosten: Welche Ressourcen werden benötigt? Budget, FTE, Technologie, Zeit?
  • Risiko / Unsicherheit: Wie sicher sind die Annahmen? Technik-Risiken, Compliance, Abhängigkeiten?
  • Strategische Passung: Wie gut passt das Projekt zur Unternehmensstrategie und zu laufenden Initiativen?

    • Jedes Feld wird auf einer Skala von 1–5 bewertet. So entsteht ein kompakter Überblick, den Sie mit anderen Projekten vergleichen können.

    So füllen Sie das Canvas aus (praktischer Ablauf)

    Ich empfehle folgenden Prozess, der sich in mehreren Unternehmen bewährt hat:

  • Vorbereitung (30–60 Minuten): Projektverantwortliche füllen ihr Canvas aus. Kurze Fakten, wichtigste Annahmen und erforderliche Ressourcen notieren.
  • Kalibrieren (15–30 Minuten): Ein kurzes Treffen der Entscheider, um die Bewertungsmaßstäbe abzustimmen. Was bedeutet z. B. "Impact = 5" in Ihrem Kontext? Ohne Kalibrierung sind Vergleiche sinnlos.
  • Bewertung (30–60 Minuten): Jedes Projekt wird in einer Priorisierungssitzung besprochen und die vier Kriterien gemeinsam bewertet. Ziel: Konsens über die Zahlen und Annahmen.
  • Ranking & Budgetabgleich (30 Minuten): Projekte nach Score sortieren und Budgets schrittweise zuweisen, bis das verfügbare Budget aufgebraucht ist.

    • Die Gewichtung: Mehr als nur addieren

    Ein häufiger Fehler ist die einfache Addition der Werte. Ich arbeite lieber mit einer gewichteten Summe, weil nicht jeder Faktor gleich wichtig ist. Ein mögliches Gewichtungsmodell:

  • Impact 40%
  • Effort/Kosten 25% (invertiert: weniger Aufwand = besser)
  • Risiko 20% (invertiert: weniger Risiko = besser)
  • Strategische Passung 15%

    • Beispielrechnung: Ein Projekt erhält Impact 4, Effort 3, Risiko 2, Passung 5. Nach Gewichtung ergibt das einen Gesamtwert, der Projekte vergleichbar macht. Dokumentieren Sie die Gewichtung – sie ist eine Governance-Entscheidung.

    Ein einfaches Canvas-Template (als Tabelle)

    Feld Beschreibung Skala (1–5) Beispiel
    Impact Direkter Nutzen für Umsatz/Kosten/Kunden 1=gering ... 5=sehr hoch 4 – erwartet +10% Umsatz in 12 Monaten
    Effort / Kosten Benötigte Zeit, Budget, FTE 1=sehr hoch ... 5=sehr gering 3 – mittlerer Entwicklungsaufwand
    Risiko / Unsicherheit Technologie, Markt, Regulatorik 1=sehr hoch ... 5=sehr gering 2 – neue Technologie, wenig Erfahrung
    Strategische Passung Alignment mit Zielen & Roadmap 1=wenig ... 5=perfekt 5 – Kerninitiative für 2026

    Praktische Beispiele aus der Realität

    Ich habe das Canvas mehrfach mit Führungsteams eingesetzt. Ein Beispiel: Ein großer Handelskonzern hatte gleichzeitig drei Initiativen — eine CRM-Migration, einen Chatbot für den Kundenservice und ein A/B-Testing-Programm für den Online-Shop. Nach Canvas-Bewertung zeigte sich: Der Chatbot hatte schnellen ROI und geringes Risiko (gute Anbieter wie Zendesk/Intercom vorhanden), die CRM-Migration hatte hohen strategischen Wert, aber sehr hohen Aufwand. Das A/B-Testing erzielte mittleren Impact bei geringem Aufwand. Die Entscheidung: A/B-Testing priorisieren (schneller Impact), parallel Chatbot-Pilot starten, CRM-Migration phasenweise finanzieren.

    Tipps für aussagekräftige Bewertungen

  • Nutzen quantifizieren: Versuchen Sie, Impact in Euro oder Prozesszeit zu beziffern. Auch grobe Schätzungen sind besser als gar keine Zahlen.
  • Risiken konkretisieren: Nennen Sie die Top-3-Risiken pro Projekt und wie Sie sie mitigieren.
  • Time-to-Value: Fügen Sie eine Angabe zur erwarteten Time-to-Value hinzu. Kurze Time-to-Value erhöht die Attraktivität.
  • Dependencies sichtbar machen: Ein Projekt mit hoher Abhängigkeit zu einer ungesicherten Plattform hat einen verdeckten Zusatzrisiko-Faktor.

    • Stakeholder einbinden — so vermeide ich politische Prioritäten

    Priorisierung wird oft politisch verzerrt. Meine Erfahrung: Transparenz heilt viele Wunden. Laden Sie alle relevanten Stakeholder zur Bewertungsrunde ein, dokumentieren Sie die Scores und veröffentlichen Sie eine Prioritätenliste. Wenn Sponsor X ein Projekt "hochpriorisiert" haben will, aber Canvas-Score niedrig ist, wird die Diskussion sachlicher — und man kann Alternativen (Pilot, MVP) vorschlagen.

    Tools und Templates

    Sie brauchen kein teures Tool. Ein Google-Sheet oder Excel reicht für erste Runden. Für skalierte Prozesse eignen sich Kanban-Tools wie Jira oder Asana, ergänzt durch ein kleines Dashboard in Power BI oder Google Data Studio. Wer schnelle Prototypen will, kann auf Miro oder Mural ein visuelles Canvas legen. Wenn Sie bereits mit Tools wie Aha! arbeiten, lässt sich das Canvas als Custom Field integrieren.

    Häufige Fehler und wie ich sie vermeide

  • Zu detailliert starten: Wenn Sie mit 30 Kriterien beginnen, verlieren Sie Geschwindigkeit. Beschränken Sie sich auf die vier Schlüssel-Felder.
  • Keine Kalibrierung: Ohne gemeinsame Bewertungsbasis vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Nehmen Sie sich Zeit für die Kalibrierung.
  • Keine Anpassung: Das Canvas ist kein Dogma. Passen Sie Gewichtungen an Ihre Strategie an.
  • Bewertungen nicht dokumentieren: Dokumentation schafft Rechenschaftspflicht und Lernpotenzial für zukünftige Priorisierungen.

    • Mit einem einfachen Entscheidungs-Canvas schaffen Sie eine gemeinsame Sprache für Prioritätensetzung, reduzieren politische Verzerrungen und bringen Budget und erwarteten Impact besser in Einklang. Wenn Sie möchten, stelle ich Ihnen gerne ein druckbares Template oder ein Google-Sheet zur Verfügung, das Sie sofort einsetzen können.