Digitalisierungsprojekte sind teuer, komplex und oft mit hohen Erwartungen verbunden. Aus meiner Beratungspraxis weiss ich: Entscheidend ist nicht, ob man digitalisiert, sondern wie man den Wert dieser Transformation messbar und nachvollziehbar macht. In diesem Artikel teile ich meine pragmatischen Vorgehensweisen, Kennzahlen und typische Fallstricke, damit Sie den ROI Ihrer Digitalisierungsprojekte realistisch bewerten können.

Warum ein klarer ROI-Ansatz so wichtig ist

Zu oft höre ich Aussagen wie «Das wird sich schon lohnen» oder «Das ist strategisch wichtig». Strategische Argumente sind wichtig — sie ersetzen jedoch keine transparente Wirtschaftlichkeitsrechnung gegenüber Stakeholdern, Geschäftsführung oder dem Controlling. Ein belastbarer ROI schafft Vertrauen, priorisiert Investitionen und erleichtert die Steuerung während der Umsetzung.

Grundprinzipien für realistische ROI-Berechnungen

  • Start mit klaren Zielen: Definieren Sie, was Erfolg bedeutet — Umsatzsteigerung, Kostenreduktion, Time-to-Market, Kundenzufriedenheit oder Compliance-Reduktion.
  • Total Cost of Ownership (TCO) berücksichtigen: Einmalige Implementierungskosten sind nur die Spitze. Betrieb, Lizenzen, Support, Change-Management und Schulungen gehören dazu.
  • Zeithorizont definieren: Manche Benefits treten sofort ein, andere über mehrere Jahre. Wählen Sie einen realistischen Betrachtungszeitraum (typisch 3–5 Jahre).
  • Conservative Schätzungen: Ich empfehle, mit konservativen Annahmen zu rechnen und Upside separat auszuweisen.
  • Transparenz der Annahmen: Jede Zahl muss eine Quelle oder Annahme haben — ohne das bleibt der ROI Glaubenssache.

Welche Kennzahlen gehören in die Berechnung?

Je nach Zielsetzung variieren die KPIs. Hier die Kategorien, die ich standardmässig einbeziehe:

  • Direkte Kosteneinsparungen: Reduktion von Prozesskosten, weniger manuelle Tätigkeiten, Einsparung bei FTEs.
  • Ertragssteigerungen: Zusätzliche Verkäufe durch bessere Customer Experience, Cross-Selling, Upsell oder höhere Conversion-Rates.
  • Produktivitätsgewinne: Kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler, weniger Eskalationen.
  • Risiko- und Compliancevorteile: Vermeidung von Strafen, bessere Nachvollziehbarkeit.
  • Qualitative Benefits (monetarisierbar): Z.B. höhere Mitarbeiterzufriedenheit, geringerer Fluktuationskosten; oft modelliert über Reduktion von Recruiting-Kosten oder Produktivitätssteigerung.

Praktische Struktur einer ROI-Berechnung

Ich arbeite mit einem einfachen Aufbau: Erträge – Kosten = Netto-Nutzen pro Jahr. Diskontiert über den Betrachtungszeitraum ergibt das den Barwert, daraus lässt sich der ROI und der Payback bestimmen.

Position Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3
Kapital- und Implementierungskosten € 300'000 € 0 € 0
Betriebskosten (Lizenzen, Support) € 50'000 € 60'000 € 60'000
Kosteneinsparungen (FTE-Reduktion) € 80'000 € 160'000 € 160'000
Ertragssteigerung (zusätzliche Verkäufe) € 30'000 € 80'000 € 100'000
Netto-Nutzen -€ 240'000 € 180'000 € 200'000

Dieses einfache Beispiel zeigt, dass gerade im ersten Jahr Investitionen dominieren — daher ist der Blick auf den kumulierten Barwert und den Payback zentral.

Wie handle ich Unsicherheit? Szenarien und Sensitivitätsanalyse

Unsicherheit ist der grösste Feind eines aussagekräftigen ROI. Zwei Werkzeuge, die ich routinemässig einsetze:

  • Szenarienmodell: Best-Case, Base-Case und Worst-Case mit klaren Annahmen. So sehen Entscheider, wie robust die Investition ist.
  • Sensitivitätsanalyse: Welche Kennzahlen beeinflussen den ROI am stärksten? Oft sind das Adoption-Rate, Zeit bis zur vollen Produktivität und durchschnittlicher Umsatz pro Kunde.

Messung nach dem Go-Live: Metriken und Dashboards

Ein ROI-Modell ist nur so gut wie seine Messung in der Realität. Ich empfehle:

  • Operationalisierung der KPIs in einem Dashboard (Power BI, Tableau, Google Data Studio oder Hauslösung).
  • Monatliche oder quartalsweise Überprüfung: Conversion-Raten, Durchlaufzeiten, Support-Tickets, FTE-Aufwand.
  • Abgleich der Soll-/Ist-Abweichungen und Anpassung der Massnahmen (z.B. zusätzlicher Trainingsbedarf, Prozessoptimierung).

Besondere Herausforderungen bei Digitalisierungsprojekten

Aus Erfahrung sind folgende Fallstricke besonders häufig:

  • Overpromising bei Vendoren: Marketing von Softwareherstellern wie SAP, Salesforce oder UiPath verspricht oft schnelle Produktivitätsgewinne. Ich empfehle, Anbieterangaben zu hinterfragen und unabhängige Benchmarks zu nutzen.
  • Unterschätztes Change-Management: Adoption ist der Hebel für realen Nutzen. Trainings, Führungskommunikation und Incentives sind Budgetposten, keine Nice-to-haves.
  • Scope Creep: Anforderungen wachsen während der Umsetzung. Legen Sie Gate-Kriterien fest und bewahren Sie den Fokus auf den Business Case.

Wie ich vorgehe: ein pragmatisches Vorgehensmodell

Mein Workflow in Projekten sieht meist so aus:

  • Workshop mit Stakeholdern: Ziele, Hypothesen, Quick Wins identifizieren.
  • Erhebung Basisdaten: FTE-Kosten, Prozessdurchlaufzeiten, Anzahl Transaktionen, Conversion-Rates.
  • Erstellung eines Base-Case-Modells mit konservativen Annahmen und Sensitivitäten.
  • Validierung mit IT/Finance und dem Vendor, Anpassung der TCO.
  • Implementierung eines Monitoring-Dashboards vor dem Go-Live.
  • Regelmässige Reviews und Anpassungen — ROI ist lebendig, nicht statisch.

Praktisches Beispiel: Automatisierung von Rechnungsverarbeitung

Ich habe dieses Muster mehrfach begleitet: Mit OCR+RPA (z.B. ABBYY + UiPath) reduziert ein Unternehmen manuelle Prüfungen, beschleunigt Skontofristen und verringert Fehlbuchungen. Relevante Zahlen:

  • Anfängliche Implementierung: € 200'000
  • Jährliche Lizenz/Support: € 40'000
  • FTE-Reduktion/Produktivitätsgewinn: Einsparung von 3 FTE à € 70'000 = € 210'000 p.a.
  • Zusatznutzen: schnelleres Skonto, Reduktion Fehlerkosten € 30'000 p.a.

Berechnet über 3 Jahre ist die Investition in der Regel nach 1–1.5 Jahren amortisiert — vorausgesetzt, Adoption und Prozessanpassungen sind gelöst.

Tipps für die Kommunikation mit Stakeholdern

Wenn Sie den ROI präsentieren, tun Sie das transparent, pragmatisch und visuell:

  • Zeigen Sie die wichtigsten Annahmen auf einer Folie.
  • Liefern Sie Szenarien statt einer einzigen Zahl.
  • Heben Sie nicht-finanzielle Vorteile hervor, aber monetarisieren Sie sie wenn möglich.
  • Vereinbaren Sie Review-Punkte und Verantwortlichkeiten für die Messung nach dem Go-Live.

Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen eine Excel-Vorlage schicken, die ich in Projekten nutze — mit vordefinierten Feldern für TCO, Erträge, Diskontierung und Sensitivitätsanalyse. So werden Diskussionsrunden faktenbasiert und Entscheidungen nachvollziehbar.